OnLine andmebaasi jagamine
Raamatupidamisteenust kasutab logistikaettevõtete grupp, kus raamatupidamise andmebaasi jagatakse raamatupidamisfirmaga.
Kliendi Hansa andmebaas on majutatud raamatupidamisfirma serveris. Online ligipääs andmetele on ettevõtte juhtkonnal, raamatupidajal ja logistikutel, kelle ülesandeks on muu hulgas klientidele müügiarvete väljastamine. Raamatupidamisfirmas sisestatakse ostuarved, pangaliikumised ja muud kanded ning kontrollitakse müügiarved üle. Vastavalt kokkuleppele toimub algdokumentide edastamine ning ostu- ja müügireskontro värskendamine 2 x nädalas.
Kliendi juhtkonnal on pidev ligipääs värsketele raportitele, mis on kohandatud firma vajadustele vastavaks.
Integratsioon Erply-ga
Raamatupidamisteenust kasutab hulgimüügiga tegelev ettevõte, kus lao ja POS-lahendusena (POS = Point of Sale, müügikoht ehk kassatöökoht) on kasutusel Erply tarkvara.
Kuna Erply on mõeldud üksnes kassamüügi ja lao haldamiseks ning ei ole mõeldud ettevõtte raamatupidamise täielikuks korraldamiseks, siis finantsraamatupidamiseks kasutab ettevõte eraldi Hansa tarkvara, mis on majutatud kliendi oma serverisse. Kord kuus kantakse Erply andmed Hansasse üle, mistõttu jääb ära mahukas andmete topeltsisestus.
Suhteliselt aktiivse kauba liikumise ja müügitegevusega ettevõttega ei olegi raamatupidamisfirmas kuigi palju tööd.
Lühikesed aruandlustähtajad
Raamatupidamisteenust kasutab rahvusvahelise kontserni Eesti tütarettevõte, mille aruandlusele on börsiettevõtte staatusest tulenevalt kõrgendatud nõudmised nii sisu kui operatiivsuse osas.
Näiteks tuleb lõplik kuukokkuvõte emafirmale esitada juba järgmise kuu esimesel tööpäeval. See eeldab aktiivset infovahetust nii firma sise- kui välispartneritega ja vajadusel kulude prognoosimist (näiteks elektrikulu prognoosi näitude alusel).
Raamatupidamisteenust kasutades saab tagada ka väga spetsiifilise ja operatiivse aruandluse valmimise, kui seada see kõigile osapooltele prioriteediks ning selle nimel koostööd teha.
Värske reskontro iga päev
Raamatupidamisteenust kasutab seadmete rendi alal tegutsev ettevõte, kelle jaoks on väga oluline pidev ülevaade laekumata ja tasumata arvetest.
Kasutusel on raamatupidamisfirma serverisse installeeritud kliendi enda tarkvaralahendus. Töö on korraldatud nii, et kasutades elektroonilisi vahendeid (pilveteenus) toimub algdokumentide pidev edastamine raamatupidamisfirmale. Vastavalt kokkuleppele tagab raamatupidamisfirma värske ostu- ja müügireskontro iga tööpäeva hommikul kell 10:00. Samuti on raamatupidamisfirma ülesanne üks kord nädalas internetipangas tegevjuhile kinnitamiseks makseid ette valmistada.
Kuna raamatupidamisfirmas on kliendi asjadega kursis mitu inimest, on reskontro igal hommikul värske ka siis, kui mõni raamatupidaja haige või puhkusel on.
Raamatupidamisteenus ajutise lahendusena
Raamatupidamisteenust kasutas mainekas kinnisvarainvesteeringute alal tegutsev ettevõtete grupp tegevuse käivitamise perioodil.
Kiire laienemise faasis muutus olukord ettevõttes pea iga päevaga – majandustegevusega seotud rutiine alles töötati välja ja raamatupidamistööde maht kõikus palju. Seetõttu esialgu täiskohaga raamatupidajat ei palgatud, vaid otsustati kasutada raamatupidamisteenust. Kolm aastat kestnud koostöö jooksul seati sisse grupi raamatupidamine ja aruandlus.
Olukorra stabiliseerudes loodi ettevõttes aga oma raamatupidamisosakond, mis sai juba sisse seatud raamatupidamise muretult üle võtta.
Koondandmete kasutamine
Raamatupidamisteenust kasutab ettevõte, kus igapäevane arvestus (kassamüük+ladu+teatud spetsiifilist laadi elektrooniline suhtlus riigiasutuste serveritega) toimub eraldi lokaalses tarkvarasüsteemis.
Finantsraamatupidamine teostatakse raamatupidamisfirma andmebaasis suures osas kliendilt saadud koondandmete põhjal. Leidsime, et antud juhul on soodsam ja lihtsam kasutada koondandmeid, kui püüda kohandada kliendi lokaalset tarkvara kogu raamatupidamise teostamiseks või raamatupidamisfirmas kasutatavat standardset tarkvarapaketti firma spetsiifilistele nõuetele vastavaks.
Koonddokumentide kasutamine pearaamatu kannete alusena on raamatupidamise seaduses sätestatud võimalus, mis teinekord muudab kogu arvestusetöö firmas palju lihtsamaks ja efektiivsemaks.